山西大学复杂系统研究所

学术交流活动管理暂行办法

第一章 总则

第一条  为了活跃我所的学术氛围，追踪学科发展的新动态，提高我所的科研水平，扩大学术影响，培养教师和学生的创新精神和科研意识，研究所鼓励教师们邀请国内外同行专家到我所进行学术交流，也鼓励研究所教师和学生积极参加国内外学术会议。同时，为了规范学术交流活动的管理，特制定本办法。

第二条 本办法所称的学术交流活动是指

  1. 研究所承办学术会议。

  2. 研究所师生参加学术会议。

  3. 研究所举办，由国内外专家、学者所作的学术报告、学术专题讲座及相关的座谈和评审活动等。

第二章 关于举办学术会议的规定

第三条  学术会议举办原则

  1. 根据学校有关文件规定及我所科研团队和平台的学术需求，每年选择相关主题，支持举办或协办国际性（全国性、地方性、研究所）的学术会议、研讨会或暑期学校。

  2. 会议要符合国家、省和学校的相关规定，坚持正确的政治方向。

  3. 会议有利于研究所科学研究、学科建设、队伍建设和人才培养。

  4. 会议经费要明确落实，组织要有序，以保证会议顺利举办。

第四条  学术会议的类型

  按照参会人员数（不含工作人员，下同）的规模分为三类：

  1. 人数在300以上的为大型学术会议；

  2. 人数在100以上、300以下（含300人）的为中型学术会议；

  3. 人数在100人以下（含100人）的为小型学术会议。

第五条 学术会议的会期一般不超过5天（含报到、离会各一天）。

第六条 举办国际性学术会议必须严格按照国家和省市有关规定办理审批手续；各类会议预算经费5万元（含）以上需进行政府采购。

第七条 举办学术会议，需报请学校分管部门和领导审批（涉及外国专家的还需向学校外事部门报告）。请示报告须明确学术会议的时间、地点、规模，参会人员的层次，经费来源，以及经费支出预算等。凡获得学校和省政府有关部门经费资助的学术会议，提交请示报告时应附有经费批文。

第八条  学术会议的筹备与组织

   1. 应设立临时筹备机构，下设学术组和会务组等。学术组负责与会议有关的学术活动，包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选；确定会议主题；制订会议日程（议程或秩序册）；提供国内外与会学者名单；会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。会务组负责行政管理和组织工作，包括会议接待、财务、宣传等。

   2. 举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策，做好政治、经济等方面的保密工作。

   3. 校外举办的学术会议，应在国家、省、市通过政府采购定点酒店召开，不得到国家及省级禁止召开会议的风景名胜区等地召开会议。

   4. 举办学术会议的工作人员，不超过正式参会人数的10%，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第九条  财务管理应遵循以下原则：

   1. 严格开支。本着“勤俭办会议”的原则，科学、规范、合理编制会议预算，控制会议规模，认真执行各项费用开支标准。会议不得为参会人员在房间配备水果、洗漱用品等；不在会场摆放茶歇、鲜花，只提供饮用水；不发放礼品、纪念品；不统一发放会议用笔、本等文具，可按需领取；不组织公费游览、参观等。力求会风简朴，务实高效。

   2. 规范管理。会议可根据办会实际需要和惯例收取会议资料费、注册费，以及会议期间相关单位在会议地举办展览、展示、广告等活动交纳的费用，接受境内外机构、部门、企业、个人出于自愿的无偿赞助（资金或物资），用于弥补会议经费不足，境外机构或个人支持的经费要经有关部门审批。

   3. 专款专用。会议经费应纳入学校财务统一管理，单独核算。举办大型学术会议应设立专门为会议服务的临时财务组，举办中型、小型学术会议也应配备专职的财务人员。

第十条 举办学术会议特邀的专家，如需要会议负担其往返旅费、食宿费、市内交通费等费用，要在会议经费预算中按国家旅差费标准编列预算，并从会议经费中列支。特邀专家的会议注册费、资料费原则上可以免收。

第十一条 会议收入和支出管理按照《山西大学学术会议开支标准和财务管理办法》执行。

第十二条 会议有关协议（合同）须经分管校领导审批并加盖学校公章。会议支出票据须经办人签字，单位领导审签并加盖公章，按学校财务规定审核报销。

第十三条 会议费支付应按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，要以银行转账或公务卡方式结算，禁止现金方式结算。

第十四条 学术会议结束后，会议经办人及财务人员应在2个月内编制会议经费决算报告和经费收支明细表，5万元及以上须经分管校领导审签后报学校财务处。财务决算必须数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。编制虚假决算、挤占、挪用会议经费等行为，按照国家和有关财经法规，追究单位负责人和会议经办人的责任。

第十五条  会议结束，经费决算后如有结余，按照国家结转、结余资金管理的有关规定执行。

第三章 关于参加学术会议的规定

第十六条  申请参加学术会议者原则上须符合下列条件：

  1. 鼓励教师和科研人员参加层次较高的学术会议，如国际学术研讨会、国家级、省级及以上学会等研究（教育）机构和组织举办的学术研讨会；

  2. 参会者研究方向应与学术会议主题相关；

  3. 鼓励教师参加学术会议，每年至少作会议报告1次；

  4. 优先资助作会议报告的研究生参加学术会议。

第十七条 参加学术会议者，须办请假手续，承担教学任务者须在学院教学管理部门办理调课手续。

第十八条 参加学术会议程序

   1. 出国参加学术会议，需在上年度向学校外事处提交出国计划；

   2. 学生参加学术会议，需提前向导师提出申请，并经研究所领导批准；

   3. 参加会议返校后，须在3天内提交参会总结报告，然后按相关规定履行报销手续。

第十九条  参加学术会议的经费支出

   1. 经所领导同意后，参加学术会议的费用从相关经费中支出。

   2. 外出参加学术会议的经费按学校财务处差旅费报销规定执行。

 

第四章  学术讲座

第二十条 学术报告邀请人需提前一周向所领导提出申请，经同意后上报研究所主任并安排后续工作。

第二十一条 邀请人原则上须在学术报告前，提供下列材料：

   1. 被邀请专家的个人简介、报告题目、报告摘要、身份证号或者护照号、开户银行、银行账号、手机号；

   2. 协商确定报告时间；

   3. 通过网站发布学术报告相关信息；

4. 邀请著名学者须提前向科技处、外事处等相关部门提出申请。

第二十二条 邀请人需提交下列纸质版和电子版材料：

   1.  专家邀请函和个人简介；

   2.  专家报告费用单（需专家签名、专家单位名称、身份证号或护照号、报告题目、报告时间、报告地点、开户银行、银行账号、手机号）。

第二十三条 邀请人在举办学术活动期间，应遵循有关学术活动的规定和要求。报告结束后，要在网站上发布报告简介和照片等相关信息，并上传至研究所文件共享系统。

第二十四条  专家来访期间，应按照《山西大学公务接待暂行办法》进行接待。

第二十五条  酬金支付（税前），需按照山西大学发放校外专家讲座费或者评审费办法执行。 具体如下：

    1. 学术报告费：对于邀请的校外专家，院士、知名专家每半天3550元，教授（研究员、教授级高工）每半天2300元，其他专家每半天1050元。

    2. 讲课费：副高级技术职称专业人员每半天不超过1050元；正高级技术职称专业人员每半天不超过2300元；院士、知名专家每半天不超过3550元。

   3. 以会议形式组织的咨询、评审以及外请专家进行论文开题、答辩、现场咨询等开支标准：高级专业技术职称人员500-800元/人天；其他专业技术人员300-500元/人天。会期超过两天，第三天及以后的咨询标准：高级专业技术职称人员300-400元/人天；其他专业技术人员200-300元/人天。

   4. 以通讯形式组织的咨询、评审、审稿开支标准：高级专业技术职称人员60-100元/人次；其他专业技术人员40-80元/人次。

第二十六条  原则上不负责支付受邀专家的交通、住宿等费用。如需负责外埠学者来访的住宿和往返旅费，具体标准参照国家和学校的有关规定执行。

第二十七条  专家来访相关费用，经所领导同意后，均从相关经费中支出。

第二十八条  本办法自发布之日起实施，最终解释权归复杂系统研究所。

                                                                                                                                             山西大学复杂系统研究所

                                                                                                                  2018年2月2日